Phái đoàn BHD TƯ GĐPT Việt Nam do HTr Tâm Duệ – Nguyễn Đức Châu Trưởng BHD.TƯ làm Trưởng đoàn cùng các anh chị trong BHD.TƯ khu vực phía Nam. Thành phần được triệu tập dự phiên họp là các BHD GĐPT các tỉnh thành khu vực Miền Đông và Tây Nam Bộ.
Sau 2 Liên trại huấn luyện Huynh trưởng do BHD.TƯ GĐPTVN tổ chức nhằm đào tạo HTr cho khu vực Miền Đông và Tây Nam bộ được tổ chức vào năm 2012 (Tại chùa Phước Hậu – Vĩnh Long) và 2015 (Tại Thiền viện Phước Sơn – Đồng Nai) đến nay tình hình sinh hoạt các tỉnh thành của 2 khu vực tuy có nhiều khởi sắc nhưng vẫn không đáp ứng được nhu cầu HTr cho khu vực miền Tây Nam Bộ. Chính vì lẽ đó trong phiên họp BHD.TƯ tại chùa Xá Lợi Tp.HCM vào ngày 18/03/2018 đã xác định việc mở trại Huấn luyện HTr cho 2 khu vực này là 1 trong 4 trọng tâm mà BHD.TƯ chú trọng trong năm 2018.
Sau những ý kiến trình bày của Đại diện GĐPT tỉnh Sóc Trăng trong phiên họp đã dẫn, Thường trực BHD.TƯ đã gấp rút lên phương án cho việc tổ chức Liên trại Huấn luyện HTr Lộc Uyển – A Dục – Huyền Trang dự kiến được tổ chức từ ngày 28/04 đến hết ngày 01/05/2018 tại chùa Chrôi Tưm Chắs, (chùa Trà Tim cũ) tỉnh Sóc Trăng.
Trong phiên họp việc thành lập Ban tổ chức, Ban Quản trại đồng thời phân công trách nhiệm cụ thể cho Ban tổ chức, Ban Quản trại và cho địa phương nhằm hoàn thành kế hoạch tổ chức trại nói trên đã được bàn thảo và phân tích kỹ lưỡng nhằm đảm bảo cho kỳ Trại được diễn ra thông suốt.
Trong Đạo từ Thượng Tọa rất vui mừng khi BHD Gia đình Phật tử Trung Ương tổ chức Trại huấn luyện tại tỉnh Sóc Trăng và rất tâm đấc với quan điểm trong phát biểu của anh Tâm Duệ Nguyễn Đức Châu về tổ chức của Gia đình Phật tử Việt Nam, đồng thời Thượng Tọa hứa khả tạo mọi điều kiện giúp đỡ cho Trại thành công viên mãn. Trước khi làm viêc với Ban Trị sự, Ban Hướng dẫn PB Gia đình Phật tử TƯ đã thăm và làm việc với Thượng tọa Trụ trì chùa Chrôi Tưm Chắs nơi tổ chức trại huấn luyện. Thượng tọa hoan hỷ cho phép Ban Hướng dẫn GĐPT TƯ tổ chức trại tại chùa đồng thời tạo mọi điều kiện từ tinh thần đến vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu của trại. Buổi họp kết thúc lúc 17 giờ 00 cùng ngày.
