LẬP KẾ HOẠCH CHO CHƯƠNG TRÌNH TRẠI GIA ĐÌNH

LẬP KẾ HOẠCH CHO CHƯƠNG TRÌNH TRẠI GIA ĐÌNH

Gia đình Phật tử là một tổ chức tôn giáo, đã hình thành trên 60 năm. Tổ chức Gia đình Phật tử là một tổ chức có quy củ, có hệ thống theo từng cấp, ngành từ trung ương đến các tỉnh, thành phố và cuối cùng là các đơn vị cấp cơ sở.
Tổ chức gia đình Phật tử của chúng ta mạnh hay yếu là do hoạt động của các đơn vị gia đình cơ sở, được xác định qua số lượng và chất lượng sinh hoạt định kỳ tuần, tháng, quý và năm kết hợp với việc tham gia các hoạt động Phật sự khác do Giáo hội và Ban Hướng Dẫn tổ chức, điều động.
Việc xây dựng lập kế hoạch, chương trình sinh hoạt của các đơn vị gia đình cơ sở là cần thiết, được hình thành từ phương hướng hoạt động từng năm và chuẩn bị từ xa.
Trong phạm vi hẹp của đề tài: “Lập kế hoạch cho chương trình trại gia đình” chúng tôi chỉ nêu những vấn đề cần quan tâm, chủ trương, công tác tổ chức và biện pháp thực hiện các cuộc trại, không đi sâu vào nội dung của các cuộc trại chuyên đề (vì có một bài riêng cho các cuộc trại chuyên đề).
NỘI DUNG
I. Công tác chuẩn bị:
– Dựa vào kế hoạch hằng năm của từng gia đình, thông thường chúng ta tổ chức trại hè, trại Chu niên, trại họp bạn liên gia đình hoặc theo kế hoạch đã thông báo. Ban huynh trưởng các gia đình cơ sở cần họp toàn ban ít nhất một lần để triển khai và xây dựng lập kế hoạch cụ thể.
– Huynh trưởng lãnh đạo gia đình chủ trì các cuộc họp đó, phổ biến mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của cuộc trại đến tất cả các thành viên Huynh trưởng của gia đình mình. Tại các cuộc họp này, cần soạn thảo trước được một chương trình họp, cần thông qua bác Gia trưởng rồi mới triển khai, được toàn thể thành viên của cuộc họp góp ý, điều chỉnh.
– Nội dung cụ thể cần thống nhất nhứ sau:
+ Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu tổ chức trại.
+ Thành phần tham gia.
+ Địa điểm tổ chức.
+ Thời gian tổ chức.
+ Các sinh hoạt chính tại đất trại.
+ Phân công phụ trách các mảng hoạt động suốt thời gian trại theo nhóm hoạt cá nhân, lên kế hoạch cụ thể cho các hoạt động đó.
+ Các yếu tố hỗ trợ cho cuộc trại (cứu thương, ẩm thực, đồ nghề sửa xe dọc đường,…).
+ Dự kiến kinh phí, phương tiện cho các họt động.
+ Lập phương án dự phòng.
+ Rà soát lại kế hoạch.
Đối với các cuộc trại họp bạn đơn giản, thời gian ngắn, chỉ cần họp một lần là được, còn các kỳ trại có quy mô lớn cần thiết phải họp sớm, có thời gian chuẩn bị dài, cần phải họp nhiều lần, kiểm tra và nghe báo cáo tiến độ thực hiện đình kỳ, có phương án điều chỉnh, thay thế kịp thời và đảm bảo thành công cho cuộc trại.
II. Một số vấn đề cần lưu ý khác:
– Thủ tục hành chính: Xin phép cấp trên, xin phép lãnh đạo địa phương, xin phép phụ huynh đoàn sinh nên làm sớm để khỏi trở ngại công việc.
– Với các địa điểm xa, ngoài trung tâm,ngoại tỉnh, cần xem xét, kiểm tra tình hình an ninh, trật tự, nếu cần phải cử người tiền trạm cho cụ thể.
– Thời tiết cũng là yếu tố quan trọng, cần có sự theo dõi, đối phó kịp thời, nếu cần, cần phải hủy kế hoạch trại để đảm bảo an toàn cho anh chị em.
– Việc xây dựng kế hoạch cho mọi hoạt động của gia đình cần phải dựa vào năng lực thực tế của gia đình mình về nhân sự, tài chính và hoàn cảnh. Tránh tình trạng làm cho có, hình thức thức, sẽ không bao giờ có kết quả như mong muốn.
KẾT LUẬN:
Yếu tố quan trọng nhất trong tất cả các hoạt động của một đơn vị gia đình Phật tử cơ sở là vấn đề đoàn kết nội bộ, ý thức tổ chức kỷ luật của tất cả các Huynh trưởng và đoàn sinh. Chú ý khai thác năng lực của đội ngũ Huynh trưởng trẻ, có đạo tâm, có trình độ, khuyến khích anh chị em phát huy tinh thần trách nhiệm khi đã được phân công. Người Huynh trưởng lãnh đạo gia đình cần quan tâm, theo dõi và giúp đỡ từng anh chị em. Vì rồi đây, chính các nhân tố này là thế hệ tiếp nối sứ mệnh người áo lam, duy trì và phát triển tổ chức gia đình Phật tử chúng ta từ cơ sở.