Những điểm chính yếu về Lễ Kỷ niệm 60 năm GĐPT và Hội nghị đại biểu huynh trưởng lần thứ 11
1. Lễ chính thức kỷ niệm 60 năm GĐPT được tổ chức vào lúc 14 giờ ngày 31 tháng 7 năm 2011 tại Trại trường Gia đình Phật tử, chùa Trúc Lâm, thành phố Huế.
2. Đại lễ cầu siêu hương linh các vị Sáng lập, Hướng dẫn, Bảo trợ, Đoàn viên Thánh tử đạo, Đoàn viên hy sinh cho đạo pháp và dân tộc, Gia trưởng, Huynh trưởng, Đoàn sinh do Ban Hướng dẫn Trung ương thực hiện lúc 09 giờ 00 ngày 31 tháng 7 năm 2011 tại chùa Từ Đàm Huế. Các Ban Hướng dẫn GĐPT các tỉnh thành lập danh sách những vị nói trên gởi về văn phòng Ban Hướng dẫn GĐPT, chùa Từ Đàm, số 01 Sư Liễu Quán, Huế trước ngày 15/7/2011.
3. Hội nghị Đại biểu Huynh trưởng GĐPT Việt Nam lần thứ 11 được tổ chức từ ngày 01 tháng 8 đến sáng ngày 04 tháng 8 năm 2011 tại chùa Từ Đàm, Huế thay vì tại Đà Nẵng như trong kế hoạch đã dự kiến.
Mỗi đơn vị Phân Ban GĐPT tỉnh thành lập một đoàn đại biểu trong đó có huynh trưởng cấp Tấn, huynh trưởng đã qua Vạn Hạnh, huynh trưởng bậc Lực và cấp Tín. Không có đại biểu dự thính. Các huynh trưởng là ủy viên BHD Phân Ban Trung ương cùng các huynh trưởng được mời tham gia Ban Tổ chức là đại biểu chính thức nhưng không nằm trong danh sách đại biểu này. Mỗi đoàn có một vị trưởng đoàn.
Số lượng mỗi đoàn căn cứ vào số lượng đơn vị GĐPT. số lượng huynh trưởng của tỉnh thành và được phân định như sau:
-Các đơn vị Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam: 30 đại biểu; Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Phú Yên, Daklak: 25 đại biểu; Bình Định, Bình Thuận, Gia Lai, Lâm Đồng, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu, tp Hồ Chí Minh: 20 đại biểu; Kontum, Dak Nông: 15 đại biểu; ị Bình Phước: 11 đại biểu; Bình Dương, Kiên Giang: 08 đại biểu; Hưng Yên: 6 đại biểu, Bạc Liêu: 04 đại biểu; Quảng Bình: 03 đại biểu
-Các đơn vị sau đây chưa có Phân Ban do vậy mỗi GĐPT cơ sở là một đại biểu: Tây Ninh (3); Vĩnh Long (8); Cần Thơ (4); Trà Vinh (2); Sóc Trăng (3); Hà Nội (1); Vĩnh Phúc (1); Hải Dương (1); Thanh Hóa (2).
-Ban Bảo trợ của Phân Ban có 2 đại biểu và cộng thêm vào danh sách đại biểu của Phân Ban tỉnh thành.
*Y phục: Đoàn phục GĐPT Việt Nam với đầy đủ huy hiệu, phù hiệu chức vụ, bảng tên, cấp hiệu, nón tứ ân.(nữ dép thấp có quai sau, nam giày đen)
Các đại biểu không phải huynh trưởng có hướng dẫn riêng.
*Lệ phí hội nghị: mỗi huynh trưởng tham dự hội nghị đóng 200.000 đồng.
4. Kêu gọi các huynh trưởng, cựu huynh trưởng, đoàn sinh… tham gia viết bài, sưu tầm hình ảnh, tư liệu cho đặc san kỷ niệm 60 năm và kỷ yếu hội nghị. Bài viết, tư liệu … gởi về Trung ương thời hạn chót là ngày 15/8/2011.
5. Việc triển lãm hình ảnh là để giới thiệu về sinh hoạt của GĐPT, những đóng góp của GĐPT trong sứ mạng phụng sự đạo pháp, góp phần xây dựng xã hội, do vậy các Phân Ban cần tuyển chọn hình ảnh đáp ứng yêu cầu trên. Mỗi khung hình có kích thước 60 x 90 thực hiện theo nhiều hình thức (lồng kính, ép gỗ….). Với mục đích quảnng bá sinh hoạt của GĐPT, việc triển lãm có thể triển khai nhân Hội thảo Hướng dẫn Phật tử toàn quốc do Ban Hướng dẫn Phật tử Trung ương tổ chức vào ngày 9,10.11, tháng 9 năm 2011 tại Đà Nẵng. Thông tin về vấn đề này sẽ có hướng dẫn sau.
6. Mỗi đoàn viên GĐPT theo danh sách thống kê và đã nhận tiền sẽ được nhận một phù hiệu kỷ niệm. Đối với các cựu đoàn viên nếu có nhu cầu thì đăng ký với Ban Hướng dẫn Phân Ban tại tỉnh thành, mỗi phù hiệu giá 8000 đồng.
7. Việc thống kê số lượng đoàn sinh các Phân Ban thực hiện theo mẫu gởi kèm thông báo.
8. Ban Điều hành Trung ương lớp học bậc Lực khóa IV sẽ khai giảng và công nhận danh sách học viên lớp học bậc Lực tại Hội nghị đại biểu huynh trưởng lần thứ 11; các chi tiết khác sẽ được Ban Điều Hành thông báo sau.
9. Việc tài chánh rất quan trọng đối với mọi tổ chức và việc phát huy nội lực là điều cần thiết do vậy đề nghị tất cả đoàn viên tham gia tích cực theo quy định để công tác tổ chức được thành tựu viên mãn.